Rooster en lessen

Kies Rooster in het menu. Je ziet de huidige week, met als kop Week van gevolgd door de datum van de maandag. Blader met Vorige en Volgende; Deze week brengt je terug naar vandaag.

Op een laptop staan de zeven dagen naast elkaar, met de dag van vandaag in een oranje kader. Elke les is een blokje met een gekleurde stip (de kleur van de lesvorm), de begintijd, een pil met de bezetting, de naam van de lesvorm en de docent. Klik op een blokje om de presentielijst te openen, of op de kop van een dag om die dag alleen te zien.

Op een telefoon zie je één dag tegelijk, met daarboven een strip met de zeven dagen van de week. Tik op een dag om ernaartoe te springen. Per les staan de tijd, de lesvorm, de docent en de zaal, met daarnaast de bezetting en de knop Presentielijst. Op een laptop krijg je dezelfde dagweergave door op een dagkop te klikken; met Weekoverzicht ga je terug.

De bezetting lezen. In de weekweergave staat de pil als "3/6": drie plekken bezet van de zes. Zodra een les vol is, wordt de pil rood met Vol. In de dagweergave staat de bezetting voluit: "4 van de 6", of "Vol". Heeft een les ook plekken in een ander systeem (zie Plekken extern hieronder), dan staat dat erbij: "4 van de 6 · 8 extern". Kan de bezetting even niet worden opgehaald, dan staat er "?" of Bezetting onbekend; ververs de pagina.

Een afgezegde les blijft in het rooster staan, grijs en doorgestreept, met in de dagweergave het label Afgezegd. Voor leden is de les verdwenen.

Is een hele week leeg, dan zie je Nog niets ingepland deze week. met de knoppen Nieuw sjabloon en Losse les toevoegen.

Er zijn geen filters op lesvorm, docent of zaal, en geen maandweergave.

Een losse les is een eenmalige les, bijvoorbeeld een workshop of een extra les in een drukke week. Alleen de eigenaar en een manager kunnen lessen plannen.

1. Ga in het rooster naar de dag waarop de les moet komen en klik op Losse les toevoegen. Er opent een paneel Losse les.
2. Kies de Activiteit (de lesvorm) en de Zaal.
3. Zet de Begintijd. Het veld staat vooringevuld op de gekozen dag om 09:00. De duur van de les volgt uit de lesvorm en vul je niet in.
4. Vul Plekken via Bookasport in: het aantal plekken dat leden via Bookasport kunnen boeken. Standaard 4.
5. Laat Plekken extern (bsport) op 0, tenzij dezelfde les ook via een ander systeem wordt verkocht (zie hieronder).
6. Klik op Toevoegen. Het rooster erachter wordt ververst; het paneel blijft open zodat je meteen een volgende les kunt toevoegen.

Goed om te weten:

• Een losse les heeft geen docent. Wil je een docent bij een les, plan de les dan via een sjabloon.
• Boekingsvenster, annuleertermijn, wachtlijst en minimum aantal deelnemers neemt de les over van de lesvorm. Per les instellen kan niet.
• Een geplande les kun je daarna niet meer bewerken of verwijderen. Staat er iets fout, zeg de les dan af en plan een nieuwe.
• Bookasport controleert niet of een zaal of docent al bezet is, en ook niet of de datum in de toekomst ligt.

Plekken extern. Sommige studio's verkopen dezelfde les ook via een ander systeem, bijvoorbeeld tijdens een overstap. Het veld Plekken extern (bsport) is dan puur ter informatie: de docent ziet op de presentielijst dat er naast de Bookasport-boekingen nog acht mensen komen. Externe plekken tellen niet mee bij het boeken: een les met 4 plekken via Bookasport is vol zodra er 4 leden geboekt hebben, hoeveel externe plekken er ook zijn.

Een lesvorm is wat een les ís: "Mat Pilates", "Level 2", "Pre & Post Natal". Je beheert ze zelf onder Lesvormen in het menu (op een telefoon onder Meer). Per lesvorm zie je de naam, de omschrijving, de lesduur en de kleur van de stip in het rooster.

• Nieuwe lesvorm opent een paneel met vier velden: naam, omschrijving (optioneel, hoogstens 500 tekens), lesduur in minuten en kleur. De omschrijving zien leden onder de les op het rooster en in het rooster op je website; schrijf er wat een nieuw lid moet weten om te kiezen.
• Wijzigen opent hetzelfde paneel met de huidige waarden. Een nieuwe naam, omschrijving of kleur geldt meteen voor alle lessen van die lesvorm, ook de al geplande. Een nieuwe lesduur geldt voor lessen die je hierna plant; bestaande lessen houden hun eindtijd.
• Deactiveren haalt de lesvorm uit de keuzelijsten van Nieuw sjabloon en Losse les. Sjablonen en lessen van die lesvorm blijven staan: wil je ermee stoppen, deactiveer dan ook de sjablonen. Activeren brengt hem terug. Verwijderen bestaat niet.

Alleen de eigenaar en een manager kunnen lesvormen toevoegen, wijzigen en deactiveren; iedereen kan de lijst bekijken.

Zalen, locaties en docenten richt Bookasport voor je in bij de start; er is nog geen scherm om ze zelf toe te voegen of te wijzigen. Wil je een extra docent, een andere zaal, of andere boekregels voor een lesvorm, geef dat dan door aan Bookasport.

Bij elke lesvorm horen de regels die voor alle lessen van die vorm gelden. De standaardwaarden:

Regel	Standaard
Lesduur	Per lesvorm ingesteld, bijvoorbeeld 60 minuten.
Boeken opent	7 dagen vóór de les.
Boeken sluit	30 minuten vóór de les.
Gratis annuleren	Tot 12 uur vóór de les. Daarna is de credit weg.
Wachtlijst	Aan.
Minimum aantal deelnemers	0, dus geen automatische afzegging.

Bookasport past deze waarden per lesvorm voor je aan als je studio andere termijnen hanteert.

Plekken in een zaal (reformer 1, reformer 2, enzovoort) bestaan nog niet in de app. Leden boeken een plek in de les; de docent wijst de machines ter plekke toe.

Klik in het rooster op een les. De presentielijst is gemaakt voor een telefoon in de hand van de docent, maar werkt ook op een laptop. Bovenaan staan de lesvorm, de datum en tijd, de zaal en de bezetting, bijvoorbeeld "4 van de 6". Is de les afgezegd, dan staat dat in een rode balk met de reden.

Deelnemers en hun status

Onder Deelnemers staan alle leden die geboekt hebben, op achternaam. Deze volgorde verandert niet als je afvinkt, zodat je tijdens de les niet hoeft te zoeken. Elk lid heeft een status:

Status	Betekenis
Ingeschreven	Geboekt, nog niet afgevinkt.
Aanwezig	Afgevinkt als aanwezig.
Niet gekomen	Afgevinkt als niet verschenen. De credit blijft afgeschreven en de plek blijft bezet.
Geannuleerd · credit terug	Het lid heeft op tijd geannuleerd; de credit staat weer op de kaart.
Geannuleerd · credit vervallen	Te laat geannuleerd, of een annulering op een onbeperkte kaart of abonnement (daar valt niets terug te geven, ook bij een annulering op tijd).

Aanwezigheid afvinken

Bij elke ingeschreven deelnemer staan de knoppen Aanwezig en Niet gekomen. Na het afvinken verschijnt Terugzetten om de status weer op Ingeschreven te zetten, en kun je wisselen tussen Aanwezig en Niet gekomen.

• Afvinken kan pas vanaf de begintijd van de les. Probeer je het eerder, dan zie je Afvinken mislukt: Aanwezigheid kan pas vanaf de lesstart afgevinkt worden. Terugzetten en wisselen kunnen altijd.
• Afvinken verandert niets aan credits en stuurt geen bericht naar het lid. Een lid ziet het later wel in zijn eigen lesgeschiedenis als "bijgewoond" of "niet gekomen".
• Een lid dat op Niet gekomen staat, houdt zijn plek; die komt niet vrij voor de wachtlijst.
• Wie mag afvinken: de eigenaar, een manager en de balie altijd. Docenten alleen als de instelling Instructeurs mogen zelf presentie afvinken aan staat; die staat standaard aan (zie Instellingen). Staat hij uit, dan ziet een docent de lijst zonder knoppen, met de tekst Bij deze studio vinkt de balie de aanwezigheid af.
• Afvinken mislukt: boeking niet gevonden of al afgehandeld betekent meestal dat een collega je net voor was. Ververs de pagina.

Iemand inboeken

Onderaan de presentielijst staat het paneel Iemand inboeken, voor als een lid belt of aan de balie staat. Beschikbaar voor de eigenaar, een manager en de balie.

1. Kies het lid in de lijst Kies een lid…. Alle leden van de studio staan erin, ook leden zonder kaart.
2. Klik op Inboeken.

Bookasport kiest zelf de kaart die betaalt, net als wanneer het lid zelf boekt: eerst een lopend abonnement, anders de rittenkaart die het eerst verloopt. Er gaat één credit af (bij onbeperkt niets). Stond het lid op de wachtlijst van deze les, dan wordt het daar afgehaald. Het lid krijgt de gewone boekingsbevestiging per mail.

Wat de balie méér mag dan een lid:

• Inboeken buiten het boekingsvenster, dus ook voordat het boeken opent en nadat het is gesloten. Zelfs tot één dag na afloop van de les, om een presentielijst achteraf kloppend te maken.
• Het maximum aantal openstaande boekingen van een lid geldt niet voor de balie.

Wat ook de balie niet kan:

• Overboeken. Bij een volle les zie je Deze les is vol.
• Een kaart kiezen. Heeft het lid geen geldige kaart, dan zie je Dit lid heeft geen geldige rittenkaart. Ken dan eerst een kaart toe op de ledenpagina (zie Leden en hun kaarten).
• Inboeken op een gepauzeerd abonnement: Het abonnement van dit lid is gepauzeerd op deze lesdag; boek met een rittenkaart of pas de pauze aan.

Andere meldingen die je kunt zien: Dit lid staat al ingeschreven., De kaart of het abonnement van dit lid is geblokkeerd. (een opgeschorte kaart), Deze les is te lang geleden om nog in te boeken. en Deze les is afgezegd.

Een boeking annuleren namens een lid

Dat kan niet in de backoffice. Een lid annuleert zelf op de ledenkant, tot de begintijd van de les, en krijgt de credit terug als dat vóór de annuleertermijn gebeurt. Wil je als studio een lid tegemoetkomen na een te late annulering, ken dan een nieuwe kaart of credit toe op de ledenpagina.

De wachtlijst

Onder Wachtlijst staan de leden die wachten op een plek, in volgorde van aanmelding. Met Verwijderen haal je iemand van de lijst; dat gebeurt direct, zonder bevestiging en zonder bericht aan het lid. Iemand op de wachtlijst zetten kan alleen het lid zelf.

Hoe de wachtlijst doorschuift staat in Rooster, boeken, annuleren en de wachtlijst voor leden. Kort: komt er een plek vrij vóór het verstrijken van de annuleertermijn, dan wordt de eerste op de lijst automatisch ingeboekt en krijgt een mail. Daarna krijgen alle wachtenden alleen nog een mail dat er een plek vrij is; wie het eerst boekt, heeft hem.

Alleen de eigenaar en een manager kunnen een les afzeggen. Dat kan op twee plekken:

• Op de presentielijst, in het paneel Deze les afzeggen. Vul een Reden in (bijvoorbeeld "docent ziek") en klik op Afzeggen. De reden komt in de mail aan de leden.
• In de dagweergave van het rooster met de knop Annuleren naast de les. Daar kun je geen reden opgeven.

Er is geen bevestigingsstap en afzeggen is niet terug te draaien. Wat er gebeurt:

• Elk ingeschreven lid krijgt zijn credit terug op dezelfde kaart, ook als de annuleertermijn al verstreken was. Bij een onbeperkt abonnement valt er niets terug te geven.
• Elk ingeschreven lid krijgt een mail: <les> van <datum> gaat niet door, in zijn eigen taal, met de reden erbij. Let op: een reden die je zelf intypt wordt niet vertaald.
• Leden die al als Aanwezig of Niet gekomen waren afgevinkt, blijven zo staan.
• Wie op de wachtlijst stond, krijgt geen bericht.
• De les blijft doorgestreept in het rooster staan en verdwijnt voor leden. In de lesgeschiedenis van een lid staat "les afgezegd".

Een studio kan per lesvorm een minimum aantal deelnemers laten instellen. Zodra de gratis annuleertermijn van een les verstrijkt (standaard 12 uur vóór de les) en er minder leden ingeschreven staan dan het minimum, zegt Bookasport de les binnen een kwartier automatisch af. Alle leden krijgen hun credit terug en een mail met als reden Te weinig deelnemers: 1 van de minimaal 3. Op de presentielijst staat dezelfde reden.

Het moment is bewust de annuleertermijn: later afzeggen zou betekenen dat leden hun eigen kans om gratis te annuleren al voorbij waren.

Standaard staat het minimum op 0 en wordt er nooit automatisch afgezegd, ook niet bij een lege les. Wil je dit gebruiken, laat Bookasport dan het minimum per lesvorm instellen; er is geen scherm voor.

• Bezet zijn alle boekingen die niet geannuleerd zijn, dus ook leden die als Niet gekomen zijn afgevinkt.
• Een les is vol zodra het aantal bezette plekken gelijk is aan Plekken via Bookasport. Externe plekken tellen niet mee.
• Capaciteit 0 is toegestaan, voor een les die volledig via een ander systeem loopt. Het rooster toont dan "0 via Bookasport · 8 extern".
• Capaciteit kun je na het plannen niet meer wijzigen.

Alle tijden staan in de tijdzone van je studio, ook als je in het buitenland inlogt. De week loopt van maandag tot en met zondag. Bookasport stelt de tijdzone in bij de start van je studio; wijzigen gaat via Bookasport.