Leden en hun kaarten

Kies Leden in het menu. Bovenaan staat het totale aantal leden. Elke rij toont de naam, het telefoonnummer en e-mailadres, en een pil: Account gekoppeld (het lid heeft een account en kan inloggen) of Nog niet aangemeld (het lid is door de studio toegevoegd maar heeft nog geen account gemaakt). Klik op een rij om het lidprofiel te openen.

De lijst staat op achternaam. Zoeken en filteren:

• Zoek op naam zoekt in voor- en achternaam, ook op een deel ("bra" vindt Bram) en zonder onderscheid in hoofdletters of accenten. Op e-mailadres of telefoonnummer zoeken kan niet.
• Filter heeft vier standen: Alle leden, Nog geen account, Geen geldige kaart (leden die vandaag niet kunnen boeken: geen kaart, verlopen, opgebruikt, alleen een proefles in behandeling of afgewezen, of alleen een opgeschorte kaart) en Opgeschorte kaart.

Onder de velden staat hoeveel leden je ziet, bijvoorbeeld 4 van 13 leden. Levert je zoekopdracht niets op, dan staat er Geen leden gevonden.

Je hoeft leden niet zelf toe te voegen: iedereen kan zich aanmelden op de ledenkant van je studio. Toevoegen is handig als je leden van een ander systeem overzet, of als iemand aan de balie staat en meteen een kaart wil.

1. Klik op Lid toevoegen. Er opent een paneel Nieuw lid.
2. Vul Voornaam, Achternaam en E-mailadres in, eventueel Telefoon, en kies de Taal van de berichten: Nederlands of English. In die taal krijgt het lid alle mails.
3. Klik op Toevoegen. Je ziet <naam> is toegevoegd en heeft een uitnodiging gekregen.

Wat er gebeurt:

• Het lid staat in de lijst als Nog niet aangemeld. Er is nog geen account en geen wachtwoord.
• Het lid krijgt de mail Je bent uitgenodigd bij <studio> met de knop Meld je aan. Daarmee maakt het lid zelf een account aan met hetzelfde e-mailadres. Bookasport koppelt dat account dan aan de gegevens die jij invoerde, inclusief de kaarten die je al hebt toegekend. De naam en taal die het lid zelf invult, overschrijven wat jij had ingevoerd.
• Je kunt direct na het toevoegen al een kaart toekennen en het lid inboeken. Boekingsbevestigingen gaan gewoon naar het e-mailadres, ook zonder account.

Heeft het lid al een account bij een andere studio die Bookasport gebruikt? Dan hoeft het zich niet opnieuw aan te melden: inloggen op jouw ledenadres met het bestaande wachtwoord volstaat, zodra jij het lid hebt toegevoegd.

Meldingen: Er bestaat al een lid met dit e-mailadres (elk e-mailadres kan maar één keer per studio voorkomen), Ongeldig e-mailadres en Voor- en achternaam zijn verplicht.

Er is geen knop om de uitnodiging opnieuw te sturen. Een lid dat de mail kwijt is, kan op de ledenkant Wachtwoord vergeten? gebruiken; zolang er nog geen account is, stuurt Bookasport dan de uitnodiging opnieuw.

Klik op een lid. Bovenaan staan de naam, het e-mailadres en telefoonnummer en de accountstatus. Daaronder, onder Rittenkaarten en abonnementen, staan alle kaarten van dit lid, nieuwste bovenaan: rittenkaarten, losse lessen, de proefles en de kaarten die bij een abonnement horen. Per kaart zie je de productnaam, het aantal ritten over (of onbeperkt), de einddatum en een status:

Status	Betekenis
Actief	Bruikbaar. Let op: een verlopen of opgebruikte kaart staat ook als Actief, met een verstreken datum of 0 ritten over. Of een lid vandaag kan boeken, zie je aan het filter Geen geldige kaart in de ledenlijst.
In behandeling	Een proeflesaanvraag die nog beoordeeld moet worden (zie Proeflessen).
Opgeschort	Door de studio geblokkeerd, of automatisch na een terugboeking.
Afgewezen	Een afgewezen proeflesaanvraag.

Wat je op het profiel niet vindt: de boekingsgeschiedenis, komende boekingen, wachtlijstplekken en de taal van het lid. Een abonnement beheer je onder Abonnementen (zie Abonnementen beheren); vanaf daar is er een link naar dit profiel.

Gegevens van een lid wijzigen

Dat kan niet in de backoffice. Een lid wijzigt zelf zijn naam, telefoonnummer en taal onder Mijn profiel op de ledenkant. Het e-mailadres kan ook het lid niet zelf wijzigen; vraag dat aan Bookasport. Een lid verwijderen of zijn wachtwoord herstellen kan de studio evenmin: een lid herstelt zijn wachtwoord zelf met Wachtwoord vergeten?.

Met Rittenkaart toekennen geef je een lid een kaart zonder dat het lid betaalt via Bookasport, bijvoorbeeld bij een contante betaling, een cadeau of een correctie.

1. Kies op het lidprofiel onder Rittenkaart toekennen het Product en klik op Toekennen.
2. De kaart staat direct in de lijst als Actief.

De kaart is precies wat het product beschrijft: het aantal ritten en de geldigheid van het product, geldig vanaf vandaag. Je kunt geen eigen aantal ritten, eigen geldigheid of startdatum kiezen, en er wordt geen betaling vastgelegd. In de keuzelijst staan alleen actieve producten; de proefles (die gaat via een aanvraag) en abonnementen (die sluit het lid zelf af) staan er niet in. Hetzelfde product kun je meerdere keren toekennen.

Staat er Nog geen actieve producten om toe te kennen, maak dan eerst een product aan onder Producten.

Ken geen kaart toe voor een betaling die nog bij Mollie onderweg is; zodra die betaling wordt verwerkt, maakt Bookasport zelf de kaart aan (zie Betalingen en de Mollie-koppeling).

Met Opschorten blokkeer je een actieve kaart, bijvoorbeeld bij een betalingsprobleem of een terugbetaling. Met Heractiveren zet je een opgeschorte kaart weer aan.

Wat opschorten doet:

• Het lid kan met deze kaart niet meer boeken. Zonder andere geldige kaart ziet het lid Je kaart of abonnement is geblokkeerd. Neem contact op met de studio. en staat de kaart op Mijn saldo als Tijdelijk geblokkeerd.
• Heeft het lid nog een andere geldige kaart, dan boekt het daar gewoon mee.
• Boekingen die al gemaakt zijn, blijven staan.
• Komt er een plek vrij op een wachtlijst, dan wordt het lid overgeslagen en krijgt het daar een mail van.
• De ritten en de einddatum blijven staan; de geldigheid wordt bij heractiveren niet verlengd.

Hoort de kaart bij een abonnement met een openstaande betaling, dan kun je hem niet heractiveren. Het scherm verwijst dan naar Buiten Mollie betaald op de abonnementspagina.

Wat je niet kunt met een kaart: verwijderen, ritten bijtellen of aftrekken, of de einddatum verlengen. Wil je een lid tegemoetkomen, ken dan een nieuwe kaart toe.

Heeft een lid meerdere kaarten, dan kiest Bookasport zelf, in deze volgorde:

1. Een kaart die bij een lopend abonnement hoort.
2. Daarna rittenkaarten met een eindig aantal ritten, vóór onbeperkte kaarten.
3. Daarbinnen de kaart die het eerst verloopt.

De kaart moet geldig zijn op de dag van de les, niet alleen vandaag. Bij tijdig annuleren gaat de rit terug naar dezelfde kaart, ook als die intussen verlopen is. Zegt de studio een les af, dan gaat de rit altijd terug. Een lid dat niet komt opdagen, is de rit kwijt.

Eén e-mailadres is één account voor het hele platform, maar de gegevens per studio staan los van elkaar. Jij ziet alleen de gegevens, kaarten en boekingen van je eigen studio, en een andere studio ziet niets van jou.