Betalingen en de Mollie-koppeling

Koppelen kan alleen de eigenaar, met ingestelde authenticator-app. Een manager ziet de status, maar niet de koppelknop. Zonder koppeling kunnen leden niets kopen.

Wat je nodig hebt:

• Een Mollie-account met een goedgekeurd betaalprofiel.
• In het Mollie-dashboard de betaalmethoden aangezet die je wilt aanbieden (Instellingen → Betaalmethoden). Bookasport biedt leden iDEAL, creditcard en Apple Pay aan, voor zover die op je profiel actief zijn. Wil je abonnementen verkopen, zet dan ook SEPA Direct Debit op actief.

Zo koppel je:

1. Log in als eigenaar op studio.bookasport.nl en ga naar Mollie-koppeling (op een telefoon: Meer → Mollie-koppeling). Het scherm heet Betalingen en toont het label Niet gekoppeld.
2. Klik op Koppel met Mollie.
3. Je komt op de site van Mollie. Log in met het Mollie-account van de studio en geef Bookasport toestemming. Bookasport vraagt rechten om betalingen aan te maken en te lezen, en om klanten en machtigingen voor abonnementen te beheren. Terugbetalen vraagt Bookasport bewust niet; dat doe je altijd zelf in Mollie.
4. Je komt terug in de backoffice met het label Gekoppeld en de tekst Gekoppeld met <naam van je organisatie bij Mollie> sinds <datum>.

Een koppelpoging is tien minuten geldig. Duurt het langer, dan zie je De koppelpoging is verlopen of ongeldig. Probeer opnieuw. Klik je bij Mollie op weigeren, dan staat er Koppelen met Mollie is geannuleerd of geweigerd.

Goed om te weten:

• Bookasport gebruikt het eerste betaalprofiel van je Mollie-account. Heb je meerdere profielen, dan kun je niet kiezen.
• De toegang wordt automatisch ververst; je hoeft nooit opnieuw te koppelen zolang je de toestemming bij Mollie niet intrekt.
• Er is geen testmodus voor studio's. Wil je de betaling testen, koop dan zelf een goedkoop product en boek het bedrag in Mollie terug.
• Ontkoppelen kan niet in Bookasport. Wil je stoppen, trek dan de toestemming in bij Mollie; Bookasport merkt dat vanzelf.
• Met Opnieuw koppelen kun je overstappen op een ander Mollie-account. Let op: lopende abonnementen hebben een machtiging bij het oude account en kunnen daarna niet meer worden afgeschreven. Overleg dit vooraf met Bookasport.

Als de koppeling niet meer werkt

Is de toestemming bij Mollie ingetrokken of verlopen, dan toont het scherm een rood kader: De koppeling met Mollie werkt niet meer: … met de knop Opnieuw koppelen. Hetzelfde label zie je onder Meer. Voor leden is de winkel dan dicht: zij zien Deze studio kan op dit moment nog geen betalingen ontvangen. en geen koopknoppen. Abonnementen worden intussen niet afgeschreven.

Een tijdelijke storing bij Mollie zet de koppeling niet op kapot; dan werkt alles even later weer vanzelf.

Herstel: de eigenaar klikt op Opnieuw koppelen en doorloopt dezelfde stappen. Daarna is de winkel meteen weer open, en pakt Bookasport hangende betalingen binnen vijf minuten alsnog op.

Kies Betalingen in het menu. Je ziet alle betalingen van de studio, nieuwste bovenaan: eenmalige aankopen én abonnementsafschrijvingen. De eigenaar, een manager en de balie kunnen dit scherm zien; docenten niet.

Per betaling zie je:

• Lid: naam en e-mailadres.
• Product: de productnaam zoals die was op het moment van kopen. Bij een abonnement staat de periode erbij, bijvoorbeeld "1 okt – 31 okt", en bij een herhaalde incassopoging "· poging 2".
• Bedrag, met de btw eronder.
• Wanneer: het moment van betalen, of bij een niet-betaalde rij het moment van aanmaken.
• Status, zie hieronder.
• Mollie-id: het nummer waarmee je de betaling in je Mollie-dashboard terugvindt (begint met tr_). Staat er "—", dan is de betaling nooit bij Mollie aangekomen.

Status	Betekenis
Open	Aangemaakt, Mollie heeft nog geen uitkomst gemeld. Normaal direct na een koop. Hoort binnen een kwartier een andere status te krijgen.
Betaald	Mollie heeft de betaling bevestigd. De kaart of abonnementsperiode is aangemaakt en het lid heeft een bevestigingsmail gekregen.
Mislukt	De bank of kaart weigerde. De reden staat eronder, bijvoorbeeld "saldo ontoereikend (AM04)". Ook: een betaling die nooit bij Mollie aankwam en na een uur is afgesloten.
Verlopen	Het lid heeft de betaalpagina van Mollie niet op tijd afgerond. Er is niets afgeschreven.
Geannuleerd	Het lid heeft de betaling bij Mollie of zijn bank afgebroken. Er is niets afgeschreven.
Teruggeboekt	Een betaalde betaling is door het lid bij zijn bank teruggehaald. Bookasport schort de kaart van die betaling op; bij de lopende periode van een abonnement wordt het abonnement opgeschort. Je krijgt hierover een mail op het meldingsadres.

Het overzicht is alleen-lezen. Er zijn geen filters, geen zoekveld en geen export.

Terugbetalen doe je in je eigen Mollie-dashboard, niet in Bookasport. Zoek de betaling op via het Mollie-id uit het overzicht. Bookasport ziet een terugbetaling niet; de status blijft Betaald en de kaart blijft bruikbaar. Wil je een half gebruikte kaart terugbetalen, boek dan in Mollie het bedrag terug en schort de kaart op via de ledenpagina (zie Leden en hun kaarten).

Normaal meldt Mollie een geslaagde betaling binnen seconden, en zet Bookasport in één keer de betaling op Betaald, maakt de kaart aan en stuurt de bevestigingsmail. Komt die melding niet door, dan controleert Bookasport elke vijf minuten alle betalingen die langer dan tien minuten open staan en haalt de status zelf op bij Mollie. Een lid wacht dus in het slechtste geval een kwartier.

Belt een lid dat het betaald heeft maar nog niets ziet:

1. Vraag het lid een kwartier te wachten en de saldopagina te verversen. Op de afrondpagina staat intussen We controleren je betaling.
2. Kijk in Betalingen. Staat de betaling op Betaald, dan staat de kaart bij het lid.
3. Staat hij na een kwartier nog op Open, zoek de betaling dan in je Mollie-dashboard op via het Mollie-id. Is hij daar betaald, controleer dan onder Mollie-koppeling of de koppeling nog werkt. Zo niet: Opnieuw koppelen, waarna Bookasport de betaling binnen vijf minuten alsnog verwerkt.
4. Blijft het hangen, neem dan contact op met Bookasport.

Ken in de tussentijd niet zelf een rittenkaart toe. Zodra de betaling alsnog wordt verwerkt, maakt Bookasport zelf de kaart aan en heeft het lid er twee.

De studio krijgt automatisch een mail op het E-mailadres voor meldingen als een abonnement wordt opgeschort of beëindigd wegens niet betalen, en bij elke terugboeking. Zonder meldingsadres gaan die mails niet. Instellen doe je op hetzelfde scherm als de Mollie-koppeling; zie Instellingen. Een overzicht van alle mails staat in de bijlage E-mails.