Bookasport is boekingssoftware voor boutique sportstudio's: reformer pilates, yoga, small group training, barre. De studio zet haar rooster erin, leden boeken zichzelf in, kopen hun rittenkaart of abonnement zelf en zeggen zelf op. Het geld van de leden gaat via het eigen Mollie-account van de studio rechtstreeks naar de studio; Bookasport zit daar niet tussen.
Twee kanten, twee adressen
| Kant | Adres | Wie |
|---|---|---|
| De backoffice | https://studio.bookasport.nl |
De medewerkers van de studio: eigenaar, manager, balie, docenten. |
| De ledenkant | https://<studionaam>.bookasport.nl |
De leden van die studio. Elke studio heeft een eigen adres, bijvoorbeeld pillar.bookasport.nl. |
Een medewerker logt in op de backoffice; een lid op de ledenkant van zijn studio. Eén e-mailadres is één account voor het hele platform: iemand die medewerker én lid is, of lid bij twee studio's, gebruikt overal hetzelfde wachtwoord.
De rollen in de backoffice
| Rol | In één zin |
|---|---|
| Eigenaar | Kan alles, als enige Mollie koppelen, en logt verplicht in met een authenticator-app. |
| Manager | Kan alles behalve Mollie koppelen. |
| Balie | Doet het dagelijkse werk met leden: toevoegen, kaarten toekennen, inboeken, aanwezigheid, proeflessen. Kan niets aan rooster, producten, abonnementen of instellingen veranderen. |
| Docent | Kijkt mee en vinkt aanwezigheid af op de presentielijst. |
Medewerkers en hun rollen worden door Bookasport aangemaakt. Zie Inloggen, beveiliging en rollen.
Begrippen
| Begrip | Betekenis |
|---|---|
| Studio | Eén klant van Bookasport, met eigen leden, rooster, producten en Mollie-account. Studio's zien niets van elkaar. |
| Lesvorm (in de backoffice "Activiteit") | Een soort les, bijvoorbeeld "Mat Pilates". Draagt de lesduur, een kleur en de standaard boekingsregels. Richt Bookasport in. |
| Les (in de techniek "sessie") | Eén les op een datum en tijd, in een zaal, met een aantal plekken. Wordt gepland als losse les of uitgerold vanuit een sjabloon. |
| Sjabloon | Een wekelijks terugkerende les ("elke dinsdag 09:00") waaruit de studio per periode lessen laat maken. |
| Locatie en zaal | Waar de les is. Een zaal hoort bij een locatie. Richt Bookasport in. |
| Docent (in de techniek "instructeur") | Wie de les geeft. Een docent kan ook een medewerkersaccount hebben met de rol docent. |
| Plekken via Bookasport | Het aantal plekken dat leden in een les kunnen boeken. Daarboven is de les vol. |
| Plekken extern | Plekken die in dezelfde les via een ander systeem worden verkocht. Alleen ter informatie; tellen niet mee bij het boeken. |
| Kaart | Het recht om te boeken: een rittenkaart, losse les, onbeperkte kaart, proefles of een periode van een abonnement. Een kaart ontstaat door een aankoop, een toekenning door de studio, een goedgekeurde proefles of een betaalde abonnementsperiode. |
| Rittenkaart (ook strippenkaart) | Een kaart met een aantal ritten en een geldigheid in dagen. |
| Rit of credit | Eén les van een rittenkaart. Boeken kost een rit; tijdig annuleren geeft hem terug. De ledenkant zegt "rit", backoffice en mails zeggen "credit". |
| Onbeperkt | Een kaart of abonnement zonder ritten: boeken kost niets, zolang de kaart geldig is. |
| Abonnement | Een doorlopend onbeperkt lidmaatschap dat per periode automatisch wordt afgeschreven via een machtiging bij Mollie. Het lid sluit het zelf af en zegt zelf op. |
| Periode | De afschrijfcyclus van een abonnement: elke maand, elke 4 weken of anders. Loopt vanaf de dag van afsluiten. |
| Machtiging | De toestemming om per periode af te schrijven. Ontstaat uit de eerste betaling (iDEAL geeft een SEPA-incasso, een creditcard een kaartmachtiging). |
| Proefles | Een gratis of goedkope eerste kaart die een nieuw lid aanvraagt en de studio goedkeurt. Eén per lid per studio. |
| Boekingsvenster | Wanneer een lid kan boeken: standaard vanaf 7 dagen voor de les tot 30 minuten voor aanvang. Per lesvorm instelbaar door Bookasport. |
| Annuleertermijn | Tot wanneer een lid gratis kan annuleren: standaard 12 uur voor de les. Daarna is de rit weg. Ook het moment waarop de wachtlijst sluit en waarop een les met te weinig deelnemers automatisch wordt afgezegd. |
| Wachtlijst | De rij voor een volle les. Komt er vóór de annuleertermijn een plek vrij, dan wordt de eerste automatisch ingeboekt; daarna krijgt iedereen op de lijst een mail en geldt: wie het eerst boekt. |
| Bezetting | Het aantal bezette plekken in een les. Alles wat niet geannuleerd is telt mee, ook wie niet kwam opdagen. |
| Presentielijst | Het scherm per les in de backoffice: wie komt, aanwezigheid afvinken, iemand inboeken, de wachtlijst, de les afzeggen. |
| Mollie | De betaaldienst. Elke studio koppelt haar eigen Mollie-account; leden betalen met iDEAL, creditcard of Apple Pay. |
| Meldingsadres | Het e-mailadres waarop de studio bericht krijgt over opgeschorte en beëindigde abonnementen en terugboekingen. |
| Antwoordadres | Het e-mailadres waar antwoorden van leden op mails van Bookasport terechtkomen. |
| Embed | De regel code waarmee de studio het rooster op haar eigen website zet. |
Wat Bookasport automatisch doet
Een paar dingen gebeuren op de achtergrond, zonder dat iemand op een knop drukt:
- E-mails worden elke minuut verstuurd: bevestigingen, annuleringen, wachtlijstberichten, betaalbevestigingen en alle abonnementsmails. Zie E-mails.
- Lessen met te weinig deelnemers worden elk kwartier gecontroleerd en afgezegd zodra de annuleertermijn is verstreken, als de studio een minimum heeft laten instellen.
- Hangende betalingen worden elke vijf minuten bij Mollie nagevraagd, zodat een lid dat betaald heeft binnen een kwartier zijn kaart heeft, ook als de melding van Mollie niet aankwam.
- Abonnementen worden elke nacht afgeschreven, en bij een mislukte incasso loopt de ladder: nieuwe poging na drie dagen, opschorting na een week, beëindiging dertig dagen later.